6 Tipps um im Home Office fokussiert zu arbeiten

Manchmal hat man beim Arbeiten im Home Office, das Gefühl, dass es überhaupt nicht vorangeht. Die Liste der E-Mails ist am Abend genauso lang wie am Morgen und so richtig zu Ende gebracht hat man eigentlich kein Projekt. Und das schlimmste: Man hat eigentlich gar keine Lust mehr, weiterzumachen, weil kein Land in Sicht ist. Hier folgen 6 Tipps, wie man sich organisieren kann, um produktiver zu arbeiten, fokussiert zu bleiben und Dinge zu Ende zu bringen.

1. Seine Umgebung aufräumen

Morgens an den Schreibtisch zu kommen und der ist noch überfüllt mit Blättern und der Kaffeetasse von gestern, ist nicht sonderlich motivierend.

Deshalb sollte man den Tag immer, aber wirklich immer, mit einem aufgeräumten Schreibtisch beginnen. Also am besten am Abend nach getaner Arbeit alle Kaffeetassen in die Küche bringen, Papiere in Ordner heften oder zumindest auf einen geordneten Stapel legen. Das Ganze muss nicht länger als 5 Minuten dauern. Es gibt viele Ratgeber zu Minimalismus und aufgeräumten Räumen und Orten und sie alle haben in einem Recht: ein aufgeräumtes Äußeres sorgt auch für ein aufgeräumtes Inneres. Wer sich morgens an einen schönen, sauberen Schreibtisch setzt, der fängt den Tag schon ganz anders an.

2. Listen führen

Mindestens genauso wichtig sind die Listen mit den Aufgaben, die für den Tag anliegen. Am besten notiert man sich abends bevor man den Schreibtisch aufräumt, was am nächsten Tag zu tun ist – entweder im PC, auf einem weißen Blatt oder einfach auf einem Post-it.  Jeden Abend!

Damit hat man zwei Dinge getan:  Zum einen weiß man abends, was am kommenden Tag zu tun ist, muss keinen Gedanken mehr darauf verschwenden und hat den Kopf frei. Es steht ja alles auf dem Zettel oder der Taskliste.

Mein Tipp: Ich bin Post-it Fan. Auf den kleinen gelben Zetteln kann man sich auch mal schnell Stichworte oder Gedanken aufschreiben. Für die richtige Planung nutze ich den Google Task Manager für PC und Handy: Einfach und ohne Schnickschnack zu bedienen. Immer wenn mir etwas einfällt, trage ich es schnell mit Termin in die Handy app ein und habe es dann schon synchronisiert, wenn ich am PC weitermache.

Zum anderen ist es ein schönes Gefühl, wenn man im Laufe des Tages Punkt für Punkt abhaken kann. Und die Dinge, die man nicht erledigen kann, kommen einfach wieder auf die neue Liste für den nächsten Tag. Das ist kein Problem, Hauptsache, man hat irgendwo seine Ziele und Aufgaben notiert und den Kopf frei.

Übrigens: Es ist vollkommen egal, wie groß die Ziele sind. Das kann die Fertigstellung des zweiten Teils des Businessplans sein ebenso wie die Abarbeitung der Emails vom Vortag. Wichtig ist, sich zu strukturieren und festzulegen, bis wann man was erledigt haben will.

3. Die 5-Minuten-Regel

Eine gute Regel besagt, dass man all das, was man innerhalb von 5 Minuten erledigen kann, sofort erledigen soll. Hier lohnt sich weder das Delegieren noch das Aufschieben und Trennen in Wichtig, Unwichtig, Dringend und ähnliches. Wenn man beim Papiere durchschauen auf eine Anfrage trifft, die man schnell beantworten kann, dann lohnt es sich nicht, diese auf die Taskliste zu setzen. Also, kurz antworten und raus aus dem Kopf.

Und alles, was länger dauert oder nicht so einfach zu erledigen ist, kommt auf die Liste: entweder auf die heutige To-do-Liste oder auf diejenige für den kommenden Tag.

4. Getting things done: Vorbereitet sein mit den richtigen Abläufen

Oliver Gassner ist Produktivitätsexperte und lehrt die Methode Getting things done (GTD) des Autors und Beraters David Allen. GTD beruht auf ein paar einfachen Schritten, die wir alle schon beherrschen, aber nicht anwenden. Gassner erklärt den Stress beim Arbeiten so: „Der Stress kommt primär vom Gefühl, nicht die Kontrolle zu haben und davon, dass der Überblick fehlt. Wenn ich den ganzen Tag in meiner Mailbox lebe und damit immer auf den neuesten „Ping” reagiere, habe ich das Gefühl, vollkommen ferngesteuert zu sein und nie fertig zu werden.“ Die Folge: man wird unkonzentriert und hat das Gefühl, nicht voranzukommen.

Deshalb ist es so wichtig, sich Ziele zu setzen und seine Aufgaben strukturiert abzuarbeiten, ohne sich von eingehenden E-Mails und Handy-Nachrichten stören zu lassen. Und es muss ja nicht gleich ein Verbot sein: Das Handy auf lautlos stellen und jede Stunde einmal kurz reinschauen, das reicht schon.

Natürlich gibt es auch Situationen, so Gassner, die einfach stressig sind. Man kann weder verhindern, dass der Feueralarm losgeht oder dass der Chef oder der Kunde anruft und sagt „Ich brauche das bis gestern!“ Die Frage ist aber, wie in so einem Moment die Arbeitsstruktur aussieht. Habe ich alles im Griff? Kann ich abschätzen, was passiert, wenn ich den Rest des Tages jetzt „Feuerlöscher“ bin? Oder trifft so ein „Alarm“ auf eine schon enorm unübersichtliche Struktur? Je besser man also seine Arbeitsabläufe gestaltet hat, umso optimaler ist man vorbereitet. Wer also seine täglichen Aufgaben festgelegt hat, wer seine Listen führt, seine Kontakte gut sortiert hat etc., der erfährt eine enorme Stress-Entlastung und bleibt fokussiert.

5. Nicht zu perfektionistisch sein

Wer zu denjenigen gehört, die zu lange an einer Aufgabe herumfeilen, für den ist das Pareto- Prinzip interessant. Diese Methode wird auch 80-20 Prinzip genannt wird und besagt folgendes:

  • 20 Prozent des Gesamtaufwandes bewirken 80 Prozent des Ergebnisses.
  • Die fehlenden 20 Prozent erfordern quantitativ die meiste Arbeit.

Das bedeutet, dass ein hoher Zeitaufwand das Gesamtergebnis nur wenig verbessert. Nach der Pareto-Regel ist Perfektion unnötiger Aufwand. Wenn man das einmal verstanden hat, gewinnt man Zeit.

Aber Vorsicht: Es geht nicht darum, eine Aufgabe schnell und schlampig zu erledigen. Die korrekte Erledigung ist selbstverständlich. Wer zum Beispiel Texte schreibt, muss Inhalt, Rechtschreibung und Grammatik korrekt haben. Immer! Aber stundenlang an dem Einstieg für einen dreizeiligen Blogpost herumfeilen, macht wenig Sinn. Und wenn der erste Blogpost noch etwas unbeholfen klingt, dann klingt der zweite schon besser und der dritte und der vierte… Wichtig ist: Einfach mal loslegen. Denn wenn man sich an einer Aufgabe verzettelt, ist das kein Perfektionismus, sondern falsches Zeitmanagement.

6. Locker bleiben im Home Office

Regelmäßige Pausen, die richtige Ernährung, viel Wasser, Obst und Gemüse – das empfiehlt jeder Arzt und das ist auch richtig so! Natürlich ist es am besten, wenn man alle 20 Minuten aufsteht, ein Glas Wasser trinkt und ein paar Dehnübungen macht oder eine kurze Meditation.

Aber es gibt auch Ausnahmen. Wenn man im Flow drin ist und das Thema gerade flutscht oder wenn ein dringender Abgabetermin näher rückt, dann macht es keinen Sinn, sich mit Pausen zusätzlich unter Druck zu setzten. „Ich muss jetzt aber Pause machen und einen Apfel essen“ – das kann in manchen Situationen mehr stressen, als wenn man einfach mal durcharbeitet, um seine Arbeit zu Ende zu bringen. Ohne Apfel und nur mit Kaffee. Sofern das die Ausnahme bleibt, ist da auch nichts gegen einzuwenden. Und nach getaner Arbeit kann man sich immer noch einen schönen langen Spaziergang an der frischen Luft gönnen. Und sich über eine erledigte Aufgabe freuen.

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